Com copiar factures d’Excel a gestioerp.cat

Aquesta documentació correspon al mòdul CSVimport. Comprova si el tens activat des del menú d’administrador, mòduls. Si ja tens un llistat de factures a Excel o bé utilitzes un altre programari que permeti exportar el seu llistat de factures a Excel, pots copiar aquestes dades a gestioerp.cat: Fes clic al menú Vendes → Factures i clic al botó importar. Selecciona l’arxiu Excel i prem el botó acceptar.

✅ Requisits

L’arxiu ha de tenir una columna de codi o número de factura i ha d’anar ordenada de més antiga a més nova. Si numeres les teves factures com 1, 2, 3… això és un número de factura. Si numeres les teves factures com A-123, A-124… això és un codi, ja que té lletres i guions. L’arxiu ha de tenir una columna de data i aquesta ha d’anar ordenada de més antiga a més nova. Excel tracta les dates com a números i, depenent del format o idioma, pot confondre els mesos i els dies. Si tens dates en format 2/9/2024, et recomanem que ho canviïs per 2-9-2024, que no té aquest problema. L’arxiu ha de tenir una columna amb el nom del client i, addicionalment, un cif/nif, codi de client o email, per poder distingir millor uns clients d’altres. Si pots posar-les totes, millor. En importar busquem per codi de client; si no en té o no es troba, busquem per nif i, si no, per nom.

👥 Clients

No cal crear o importar els clients abans que les factures, ja que el procés d’importació de factures crearà els clients que no trobi. Però si ja tens un excel amb els clients, sí que és recomanable importar-lo primer, pel simple fet que en aquest excel tindràs més dades del client de les que tens a les factures.

🧰 Importació avançada de factures

L’assistent d’importació avançada et mostrarà un llistat amb les columnes de l’arxiu d’Excel que has afegit. Simplement selecciona (a la part dreta) com vols utilitzar cadascuna de les columnes. Per acabar prem el botó importar situat a baix a la dreta.

Pots importar les factures amb línies incloses o només els totals. Tot depèn de les columnes que triïs en importar.

🧾 Factures amb línies

Si vols importar les factures amb línies incloses, l’arxiu ha de contenir a la línia tant les dades de la factura com les dades de la línia, és a dir: data, codi, nom client, nif, descripció de la línia, preu, quantitat i IVA. Aquí tens un exemple:

En aquest cas has de seleccionar les columnes de referència, descripció, quantitat, preu i IVA.

Important: no seleccionis les columnes de total (factura), net (factura), ni total iva (factura), ja que aquestes columnes són per quan volem importar les factures només amb els totals. 📗 Factures amb totals (sense línies) Si vols importar les factures amb els seus totals però sense les línies, és a dir, només amb una línia que inclogui el net, IVA i recàrrec de la factura. Aleshores l’arxiu pot ser una cosa així:

Per importar només cal seleccionar les columnes de net (factura), total IVA (factura) i total (factura):

🈶 Caràcters estranys

Si en copiar les factures apareixen caràcters estranys, marca la casella l’arxiu no és utf8.